Przedsiębiorca, który chce wprowadzić monitoring GPS do swojej floty powinien znać zasadność stosowanej formy monitorowania i wiedzieć, jak to zrobić zgodnie z obowiązującym prawem.
Aktualności
Monitoring GPS w świetle przepisów RODO
Przedsiębiorca, który chce wprowadzić monitoring GPS do swojej floty powinien znać zasadność stosowanej formy monitorowania i wiedzieć, jak to zrobić zgodnie z obowiązującym prawem.
Co to jest RODO?
Od 25 maja 2018 r. obowiązuje rozporządzenie o ochronie danych osobowych, znane pod skrótową nazwą RODO. Jest to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, które określa sposób gromadzenia i przetwarzania danych. Dlatego za każdym razem, kiedy ktoś używa naszych danych osobowych takich jak:
- imię i nazwisko
- nr PESEL
- dane teleadresowe
- nr dowodu osobistego
- oraz inne cechy pozwalające na identyfikację osoby fizycznej
powinniśmy być szczegółowo poinformowani o sposobie i celu przetwarzania tych danych.
Wprowadzenie monitoringu GPS
Pracodawca, który chce zamontować lokalizatory GPS w pojazdach służbowych, które następnie będą użytkowane przez pracowników, powinien w pierwszej kolejności ustalić zasady monitorowania zgodne z RODO. Dalej, jeśli monitorowany samochód będzie przypisany do pracownika, czyli dochodzi już do przetwarzania danych, należy poinformować o tym fakcie pracowników. Jest to obowiązek informacyjny zgodnie z art 13 RODO, czyli przekazanie informacji o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych.
Kiedy należy uzyskać zgodę pracownika?
W sytuacji kiedy monitoring GPS będzie śledził trasy pracownika również poza godzinami pracy, a więc w czasie prywatnym, należy uzyskać od pracownika wyraźną zgodę na przetwarzanie jego danych związanych z lokalizacją. Jeśli natomiast system monitoringu obejmie jedynie wyjazdy służbowe i tylko w czasie godzin pracy, wystarczy pracownika po prostu lojalnie poinformować. Może to być także forma naklejki informującej, że samochód jest monitorowany urządzeniem do lokalizacji. Innymi słowy, należy mieć na uwadze, aby nie ingerować w prywatność pracownika. Co ważne, informowanie pracownika o byciu monitorowanym powinno się odbyć zawsze przed uruchomieniem monitoringu, jednak nie później niż dwa tygodnie przed.
Przechowywanie i usuwanie danych osobowych
Pracownika należy powiadomić, kto i jak długo będzie przechowywał jego dane osobowe. Najlepszą formą, która pozwoli określić wszelkie prawne zasady funkcjonowania floty, jest polityka flotowa, która będzie zawierała regulamin monitorowania i użytkowania pojazdów służbowych. Dane osobowe powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do uzyskania określonego celu. Po upływie tego czasu, należy niezwłocznie usunąć dane osobowe. Ważne jest zarówno samo usunięcie danych jak i wykazanie, że faktycznie doszło do ich usunięcia. Pracodawca, jako administrator danych powinien poinformować pracownika, że usunął dane po upływie ustalonego wcześniej okresu. Rozwiązaniem może być protokół w formie pisemnej, potwierdzający usunięcie danych.
Istotne jest to, że instalacja urządzeń lokalizacyjnych również powinna być podyktowana uzasadnionym celem. Może to być nadzór nad właściwym wykonywaniem pracy w terenie lub ochrona mienia pracodawcy.