Monitoring i lokalizacja pojazdów to jeden z najpopularniejszych sposobów kontroli aut firmowych. Wiąże się to jednak z pewnymi wątpliwościami, szczególnie w kwestii RODO.
Aktualności
RODO a Monitoring GPS - prawa i obowiązki
Monitoring i lokalizacja pojazdów to jeden z najpopularniejszych sposobów kontroli aut firmowych. Wiąże się to jednak z pewnymi wątpliwościami, szczególnie w kwestii RODO.
Prawo do prywatności pracowników
Jednym z podstawowych uprawnień, przysługujących każdemu pracodawcy to prawo do zorganizowania pracy w sposób umożliwiający pełne wykorzystanie przewidzianego na nią czasu oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi do jej wykonania.
Z drugiej strony pojawia się natomiast niezbywalne prawo pracowników, jakim jest ochrona i poszanowanie ich życia prywatnego. Uprawnienie to zabezpieczone jest szeregiem gwarancji w konstytucji, a także w wielu umowach międzynarodowych. Wśród nich szczególne znaczenie ma RODO czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE obowiązujące od 25 maja 2018 r.
Ochrona danych osobowych w monitoringu GPS – obowiązki pracodawcy
RODO nie zabrania instalowania we flocie nadajników GPS. Żeby jednak ich użytkowanie było zgodne z prawem, pracodawca zobowiązany jest spełnić kilka podstawowych warunków:
- musi jasno poinformować pracownika o umieszczeniu w pojeździe lokalizatorów GPS. Ta informacja powinna przybrać formę dokumentu pisemnego, precyzującego cele, zakres oraz sposób monitorowania samochodu
- kierowcy samochodów firmowych muszą być także uświadomieni o rodzaju zbieranych danych i miejscu ich rejestrowania
- kierowcy powinni wiedzieć, jak długo będą one przechowywane oraz kto zyska do nich dostęp
- konieczne jest również umieszczenie w widocznym miejscu auta symbolu obrazkowego, informującego o urządzeniu monitorującym trasę pojazdu
Zakres dopuszczalnych danych w monitoringu GPS
Kwestia budząca najwięcej wątpliwości związana jest z zakresem danych pozyskiwanych podczas kontroli pojazdów monitoringiem GPS. Jakie zatem dane pracodawca może legalnie pozyskiwać w związku ze stosowaniem systemu monitoringu GPS?
Do dostępnych informacji zaliczają się wyłącznie te dotyczące stylu jazdy danego kierowcy, a także sposobu użytkowania przez niego pojazdu. Zatem, pracodawca może zyskać informacje o tym gdzie:
- pracownik tankuje
- pracownik aktualnie przebywa
- pracownik organizuje sobie postój
Co istotne, uprawnienie to posiada zastosowanie także podczas wykorzystywania pojazdów służbowych do celów prywatnych.
Wykorzystywanie danych – prawa pracodawcy
W myśl RODO pracodawca nie ma prawa do wykorzystywania danych pozyskiwanych z monitoringu GPS. Wyjątkiem od tej reguły są sytuacje np. okoliczności wymagające ustalenia odpowiedzialności za uszkodzenie pojazdu lub w przypadku jego kradzieży.
Legalność użycia monitoringu GPS we flocie pojazdów po wejściu w życie RODO budzi wiele niejasności. Jednak kwestia ta nie jest aż tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać. Wyraźne oznakowanie urządzeń lokalizacyjnych, określenie celu i zasad ich użycia to zasady, o których musi pamiętać każdy właściciel floty samochodowej.